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"Il Bon Ton negli eventi aziendali". Articolo di Alberto Presutti su "Italiaconvention.it"


Il Bon Ton negli eventi aziendali

(27 Febbraio 2012)
Un evento organizzato con Bon Ton distingue l'Azienda, i suoi manager, i suoi brand. Il Bon Ton distende i rapporti e li facilita, e lancia microsegnali di appartenenza. Applicarne le regole conviene.


1. Il Bon Ton è marketing

Esiste ancora il Bon Ton? Certo che esiste, aggiornato, ma esiste.

Il Bon Ton è la grazia del saper vivere che consente di affrontare con tranquillità ogni situazione senza imbarazzi né complessi. Lungi dall'essere una moda o un formalità classista è invece, nella sostanza, un facilitatore di relazioni.

Come per le persone, anche per le aziende il Bon Ton è un fattore di distinzione che comunica moltissimo, e in ambito aziendale la comunicazione è marketing. Da ciò deriva che il Bon Ton è marketing, e questo gli dà subito un tocco di utilità concreta.


2. I meeting aziendali

In un evento aziendale (ad esempio un congresso) che presenti un certo carattere di formalità, valgono le regole protocollari del cerimoniale pubblico ed ufficiale.

Un punto delicato è l'attribuzione dei posti.


Nei congressi e nei convegni quando al tavolo di presidenza seggono più personalità, alla destra del presidente siede l'ospite più importante e alla sinistra il secondo per importanza, e così a scendere ai due lati. Qui non esiste la cavalleria. Il posto di uomini e donne dipende solamente dal ruolo aziendale che ricoprono.

In caso di presidenza a due le disposizioni dei posti non cambiano rispetto alla regola: la coppia di presidenti si considera come una sola persona.

Se invece al tavolo di presidenza siede il solo conduttore, alla sua destra di solito si trova il podio e gli oratori sono seduti nelle prime due file della platea. Se nella sala c'è un corridoio centrale, agli ospiti saranno riservati i posti secondo questa norma: la personalità più importante nella prima poltrona di prima fila a sinistra del corridoio, davanti alla presidenza, e simmetricamente, nel primo posto a destra, l’ospite subito meno importante, per poi alternarsi verso l'esterno (vedi figura).

Passando alla seconda fila si partirà di nuovo dall’interno verso l’esterno.



In assenza di corridoio invece:


3. I dettagli

Il rispetto dell’etichetta negli eventi dovrebbe permeare con discrezione ogni aspetto, fin nei dettagli.

Ad esempio il guardaroba, che non può mancare. Nessun ospite dovrà essere costretto a tenere il soprabito sulle ginocchia o sulla spalliera della poltrona, e se ciò dovesse accadere, una hostess si avvicinerà con discrezione all'ospite, offrendosi di portargli il soprabito al guardaroba.

La reception deve avere un numero adeguato di hostess perché non si creino code di attesa troppo lunghe. Le hostess devono dare il “buongiorno” a chi si presenta al desk ed essere veloci, cercando di risolvere ogni problema, anche della persona più distratta o sprovveduta. Nessuna darà mai del “Tu” ad un ospite anche se coetaneo, né risponderà col “Tu” a chi, poco educatamente, lo userà con lei.

Le hostess daranno indicazioni senza mai sbracciarsi, ma spiegheranno con gesti misurati.

Cartelli indicatori. Dovranno essere abbondanti ma discreti e sintetici. Un tableau all’ingresso illustrerà la conformazione della sala, le uscite, le toilette, la zona ristoro, in modo che nessuno si senta smarrito. E lì vicino il programma dell'evento con gli orari, i nomi degli oratori e possibilmente un abstract di ogni intervento.


4. Le fiere

La dinamica concitata delle fiere sacrifica spesso il Bon Ton e la Business Etiquette. Ma è veramente un'opportunità di marketing relazionale mancata: infatti dove trovate un altro "palcoscenico" così efficace per la vostra azienda, per farvi vedere e apprezzare dal vostro pubblico?

Ogni visitatore dovrebbe essere accolto nello stand come un possibile futuro cliente da trattare con riguardo, mai come un seccatore da liquidare in fretta. A maggior ragione se non lo si conosce e il suo look non è “importante”. Il Bon Ton aziendale impone uno stile impeccabile verso chiunque, e non è raro che ciò salvi da gaffe dannosissime o induca un'opinione positiva in persone che si riveleranno, poi, molto utili.


Tutto il personale allo stand dovrebbe seguire un dress code aziendale, che comporta divise né chiassose né anonime per lo staff (hostess, steward e giovani impiegati), un dettaglio più discreto ma riconoscibile per quelli di grado più alto (cravatta, spilla) comunque vestiti con una certa eleganza, sempre il badge ben visibile, sempre biglietti da visita personali e/o aziendali blind, sempre almeno un depliant aggiornato, possibilmente materiale di supporto coordinato e personalizzato (blocchi, penne, matite), un piccolo omaggio magari spiritoso, l'offerta di un genere di conforto, un caffè, una caramella, anche solo un bicchiere d'acqua a disposizione.




All’entrata del visitatore il personale di stand dovrebbe alzarsi, se seduto, e presentarsi con una stretta di mano.

Queste non sono, singolarmente, regole ferree, ma l'importante è il loro complesso, perché lo scopo è di caratterizzare il team e l'ambiente dello stand fuori dalla massa, e creare così un imprinting aziendale di stile.

E’ invece vero Mal Ton tutto quello che massifica e rende anonimo il rapporto col pubblico: ad esempio: hostess che distribuiscono materiale pubblicitario senza una parola a chiunque passi loro dinnanzi, disordine allo stand con brochure e depliant alla rinfusa a disposizione di chiunque, sciattezza nell'arredo, musica ad alto volume, stand che a mezzodì si trasformano in gastronomie e offrono lasagne e bignè sugli stessi tavoli delle trattative e delle relazioni di lavoro.

E’ stile, è immagine, tutto questo?














5. La modernità del Bon Ton

Il Bon Ton nell'evento aziendale è un "ingrediente" che rende molto di più di quel che costa, è un "profumo" che ingentilisce tutto, induce un'opinione positiva sull'azienda e fa scattare la simpatia.

Sì, la simpatia, perché il vero Bon Ton non è mai affettato, né superbo, né melenso, né snobistico. E neppure antiquato.

Il Bon Ton si aggiorna, segue i tempi e risponde alle nuove esigenze di socialità, perché il suo scopo è di mettere tutti a proprio agio.

Anche internet ha un suo Bon Ton, la cd "Netiquette", molto osservata (ma mai abbastanza) anche dai più giovani.

Per concludere, si potrebbe dire che dove c'è relazione c'è bisogno di Bon Ton. E aggiungere: dove c'è buona relazione c'è rispetto, perché il Bon Ton è, prima di tutto, rispetto e stile.






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